Η σύγχρονη διαχείριση έργων αποτελεί σημαντικό παράγοντα επιτυχίας στις επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Μεγάλες και μικρές εταιρείες αναγνωρίζουν ότι μια δομημένη προσέγγιση, ο σχεδιασμός και η διαχείριση των έργων είναι μια απαραίτητη βασική προϋπόθεση για την επιτυχία.
Η διαχείριση του έργου αποτελείται από τις γνώσεις, τις δεξιότητες, τις μεθόδους, τις τεχνικές και τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για το σχεδιασμό και τη διαχείριση των εργασιών του έργου. Καθιερώνει μια υγιή βάση για αποτελεσματικό σχεδιασμό, προγραμματισμό, παροχή πόρων, λήψη αποφάσεων, διαχείριση και αναθεώρηση του σχεδίου.
Οι δεξιότητες διαχείρισης του έργου βοηθούν στην ολοκλήρωση των έργων στο χρονοδιάγραμμα, εντός προϋπολογισμού και σύμφωνα με τις προδιαγραφές του έργου. Επίσης, συμβάλλουν στην επίτευξη των άλλων στόχων του οργανισμού, όπως η παραγωγικότητα, η ποιότητα και η αποδοτικότητα. Ο στόχος της διαχείρισης του έργου είναι να διασφαλιστεί ότι η υλοποίηση πληροί τους συμφωνημένους στόχους του χρόνου, του κόστους και του πεδίου εφαρμογής.
Πλάνο Έργου
Ο σκοπός του πλάνου (project plan) είναι να προσδιορίσει επακριβώς το αντικείμενο του έργου, τις περιπτώσεις που διασταυρώνεται με τις δραστηριότητες της εταιρείας, ο τρόπος και η μέθοδος που θα χρησιμοποιηθεί για να αντιμετωπισθεί η υλοποίησή του. Επιπλέον τα έγγραφα / έντυπα πολιτικών και οδηγιών που πρέπει να δημιουργηθούν, τα χρονικά ορόσημα του έργου, οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες κατά την διάρκεια του έργου. Το πλάνο (project plan) απευθύνεται πρωταρχικά στην διοίκηση της εταιρείας (διοικητικό συμβούλιο) και αποτελεί το εργαλείο για όλη την ομάδα διοίκησης του έργου. Το πλάνο εφαρμόζεται σε όλες τις δραστηριότητες που πραγματοποιούνται στην πορεία του έργου.
Αντικείμενο Έργου
Για την πραγματοποίηση ενός πολυσύνθετου έργου, που εμπεριέχει τροποποιήσεις σε οργανωτικά και τεχνικά θέματα, απαιτείται πριν την έναρξη των εργασιών ο σχεδιασμός του έργου. Ως έργο νοούμε την προσωρινή προσπάθεια που θα καταβάλουν οι συμμετέχοντες του έργου για την επίτευξη του σκοπού. Η διοίκηση του έργου και ο τρόπος που θα φέρει η ομάδα εργασίας το τελικό αποτέλεσμα είναι το πρώτο μέλημα της εταιρείας μας. Κατά τον σχεδιασμό (planning) του έργου θα περιγραφεί και θα συμφωνηθεί αμοιβαία το αντικείμενο του έργου. Το αντικείμενο (scope) περιγράφει επακριβώς τα παραδοτέα, τα οποία θα πρέπει να είναι τα κατάλληλα σύμφωνα με την φύση και την δραστηριότητα της εταιρείας. Επίσης, το αντικείμενο έργου περιλαμβάνει και άλλες παραμέτρους για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου (όπως π.χ. το δεδομένο περιβάλλον και την κουλτούρα της εταιρείας στην πραγματοποίηση έργων ανάλογου μεγέθους, τους τυχόν περιορισμούς όπως π.χ. δεν θα πρέπει να σταματήσει η ροή εργασίας των υπαλλήλων κατά την διάρκεια του έργου και να υπάρχει η μικρότερη δυνατή όχληση κλπ.), εάν η διοίκηση του έργου πρέπει να ακολουθήσει τον ιδιαίτερο τρόπο διοίκησης έργων σε περίπτωση που η εταιρεία διατηρεί PMO και άλλοι επιχειρηματικοί περιβαλλοντολογικοί παράγοντες.
Χρονικός Σχεδιασμός
Ο χρονικός σχεδιασμός του έργου και το χρονοδιάγραμμα.
Σύμφωνα με το σχεδιασμό αυτό παρουσιάζεται το διάγραμμα εργασίας, δηλαδή ποιες εργασίες πραγματοποιούνται και με ποια σειρά, με τις εξαρτήσεις τους και με την εισαγωγή ημερομηνιών στο χρονοδιάγραμμα.
Παρακολούθηση Κόστους
Με δεδομένο και δεσμευτικό προϋπολογισμό εκ μέρους της εταιρείας, η παρακολούθηση του κόστους είναι σημαντική. Το πλάνο αυτό και με την σύμφωνη γνώμη της διοίκησης της εταιρείας σας, παρακολουθεί κυρίως την εκροή χρηματικών πόρων για την πληρωμή συμβούλων, μελετητών, τεχνικών κλπ. που προβλέπονται στην εκτέλεση του έργου και την παρακολούθηση προόδου του έργου σύμφωνα με την ροή δαπανών. Γενικά προτείνουμε την χρήση της μεθοδολογίας EVM (Earned Value Measurement). Η μέθοδος αυτή λαμβάνει υπόψη το αντικείμενο με τα παραδοτέα (scope baseline), το χρονοδιάγραμμα (schedule baseline) και το κόστος (cost baseline) και προσφέρει σημαντικές πληροφορίες για τους δείκτες απόδοσης SPI & CPI. Η τεχνική EVM μας προσφέρει σημαντικές πληροφορίες για την απόδοση όλης της ομάδας έργου και της πορείας του έργου.
Επικοινωνία & Εμπλεκόμενοι Φορείς
Το αντικείμενο της επικοινωνίας και η διαχείρισή της είναι μεγάλης σημασίας για την επιτυχή και απρόσκοπτη ολοκλήρωση του έργου. Συμφωνείται με τους εμπλεκόμενους φορείς ο τρόπος επικοινωνίας και ενημέρωσης του ΔΣ και των ομάδων στην ανταλλαγή πληροφοριών και ενημέρωσης για την πρόοδο του έργου, ο τρόπος που θα διαχέεται η πληροφορία, η διαβάθμιση της πληροφορίας και σε ποιους θα απευθύνεται, η πρόοδος του έργου, και ο τρόπος ενημέρωσης. (π.χ. ενημερωτικά δελτία, conferences, ανάρτηση στον ιδιωτικό ιστοχώρο της εταιρείας κοκ.)
Διαχείριση Κινδύνων
Η διαχείριση των κινδύνων κατά την εκτέλεση του έργου σημαίνει ότι η εταιρεία μας λαμβάνει σοβαρά υπόψη της ότι σε κάθε έργο ελλοχεύουν κίνδυνοι και απρόβλεπτοι παράγοντες που δεν είναι γνωστοί από την αρχή (unknown unknowns) του ξεκινήματος του έργου και οι οποίοι θα εμποδίσουν το έργο να παραχθεί σύμφωνα με τους τρείς περιορισμούς (αντικείμενο, χρόνος, κόστος). Άλλα ρίσκα είναι εμφανή και γνωρίζουμε ότι θα προκύψουν (known unknowns) και θα πρέπει να ληφθούν μέτρα αντιμετώπισης είτε ως επικίνδυνα ρίσκα είτε ως ευκαιρίες.
Ειδικά Γνωστικά Αντικείμενα
Άλλες περιοχές και ειδικά θέματα που λαμβάνουμε υπόψη μας στη διαχείριση είναι η διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων και οι ευκαιρίες εκπαίδευσης του προσωπικού, κατά τη διάρκεια αλλά και μετά την ολοκλήρωση του έργου, έτσι ώστε να αναπτύξουν δεξιότητες που θα χρειασθούν στο έργο τους. Η επιβράβευση του προσωπικού για την ιδιαίτερη προσπάθεια που θα καταβάλουν για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου είναι επίσης σημαντική, διότι ενθαρρύνει και δεσμεύει τα άτομα στο να προσφέρουν τις μέγιστες ικανότητες τους στο έργο.